Nutzungsbedingungen & Datenverarbeitungsvereinbarung

Zuletzt aktualisiert: 18. März 2025

1. Übersicht

Willkommen bei Uhuu! Diese Nutzungsbedingungen ("Bedingungen") erklären Ihre gesetzlichen Rechte, Pflichten und Verantwortlichkeiten bei der Nutzung der cloudbasierten Dokumentenautomatisierungsplattform von Uhuu AG („Service“ oder „Anwendung“).

Durch Ihre Registrierung, einen Kauf oder die Nutzung unserer Plattform bestätigen Sie, dass Sie befugt sind, Ihr Unternehmen („Kunde“) zu vertreten, und stimmen diesen Bedingungen zu.

2. Vertragsstruktur

Diese Bedingungen bilden zusammen mit einem unterzeichneten Bestellformular, einer Abonnementbestätigung oder einer Online-Vereinbarung („Service-Vereinbarung“) die rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen Ihnen und der Uhuu AG („Uhuu“).
Einzelheiten zu Zahlungskonditionen, Laufzeit, Nutzungsumfang und Kündigungsbedingungen sind in der Service-Vereinbarung enthalten.
Im Konfliktfall gelten die Regelungen der Service-Vereinbarung vorrangig.

3. Lizenz & Geistiges Eigentum

Uhuu gewährt Ihnen eine beschränkte, nicht übertragbare und nicht-exklusive Lizenz zur Nutzung des Services für interne Geschäftszwecke.
Sie können Zugriffsrechte an Teammitglieder und Endkunden vergeben – bleiben aber für deren Nutzung verantwortlich.
Sämtliche Rechte an geistigem Eigentum, Marken, Design-Elementen und Inhalten verbleiben bei Uhuu oder unseren Lizenzgebern.
Jegliches Kopieren, Wiederverwenden oder Weiterverbreiten des Services ist ohne ausdrückliche Zustimmung untersagt.

4. Hosting & Sicherheit

Der Service wird vollständig in der Cloud betrieben – ohne lokale Installation.
Die Anwendung wird auf sicherer Infrastruktur gehostet, entweder direkt durch uns oder über zertifizierte Partner.
Der Zugang erfolgt über verschlüsselte Login-Links (SSL/TLS).
Für sichere Netzwerkanbindungen, Firewalls und Zugangskontrollen auf Kundenseite sind Sie selbst verantwortlich.

5. Benutzerverwaltung

Sofern nicht anders vereinbart, sind Sie für das Management Ihrer Benutzer verantwortlich – einschliesslich Onboarding, Passwortverwaltung und Support.
Uhuu stellt dazu geeignete Tools zur Verfügung, übernimmt jedoch keine interne Benutzeradministration.

6. Updates & Wartung

Wir entwickeln den Service kontinuierlich weiter (Fehlerbehebungen, Leistungsverbesserungen, neue Funktionen).
Updates werden automatisch eingespielt und können kurze Wartungsfenster erfordern.
Details zur Verfügbarkeit und Wartung finden Sie in der auf Anfrage erhältlichen "Hosting Service Description".

7. Einschränkungen

Folgendes ist nicht erlaubt:

Reverse-Engineering oder Dekompilierung des Services.
Illegale Nutzung oder Weitergabe an unberechtigte Dritte.
Verändern, Kopieren oder Weiterverbreiten des Dienstes.
Entfernen von Marken, Lizenztexten oder technischen Schutzmassnahmen.
Drittparteien ohne schriftliche Erlaubnis Zugriff gewähren.
Schutzmechanismen umgehen oder Schadcode einbringen.

8. Freistellung

Uhuu stellt Sie von berechtigten Ansprüchen Dritter wegen Verletzung von Schutzrechten durch den vertragsgemässen Einsatz unseres Services frei, sofern:

Sie uns umgehend über den Anspruch informieren,
Uhuu die vollständige Kontrolle über die Verteidigung überlassen wird,
und Sie uns bei der Klärung unterstützen.

Dies gilt nicht, wenn die Rechtsverletzung durch unzulässige Modifikationen, Kombinationen oder Vertragsverstösse verursacht wurde.

9. Kundendaten & Datenschutz

Sie behalten jederzeit das Eigentum an allen in das System eingegebenen Daten („Kundendaten“).
Wir erheben zudem technische Metadaten wie IP-Adressen und Logins („Kontodaten“) zur Systemsicherheit.
Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform gemäss unserer Datenverarbeitungsvereinbarung in Anhang 1.

10. Haftungsausschluss & Beschränkung

Der Service wird „wie besehen“ bereitgestellt, ohne Garantien – ausser wie ausdrücklich vereinbart.
Uhuu haftet nicht für indirekte oder Folgeschäden.
Unsere Gesamthaftung ist auf den Betrag begrenzt, den Sie in den letzten 6 Monaten gezahlt haben.
Ausgenommen hiervon ist grobe Fahrlässigkeit oder vorsätzliches Fehlverhalten.

11. Kündigung

Sie können ein laufendes Abonnement mit einer Frist von 90 Tagen schriftlich kündigen.
Verträge mit fester Laufzeit enden regulär oder gemäss den vereinbarten Bedingungen.
Uhuu kann Ihr Konto kündigen, wenn Sie:
- gegen diese Bedingungen oder die Service-Vereinbarung verstossen,
- den Service für illegale Zwecke verwenden,
- oder Rechnungen nicht fristgerecht bezahlen (dies gilt stets als Verstoss).
Es erfolgt keine Rückerstattung bei vorzeitiger Kündigung.

12. Preisänderungen

Sie können jederzeit ein Upgrade auf ein höheres Paket vornehmen.
Downgrades erfordern 90 Tage Vorlaufzeit.
Uhuu behält sich vor, Preise mit 90 Tagen Vorankündigung anzupassen.

13. Rechtliches

Anwendbares Recht: Schweizer Recht findet Anwendung.
Gerichtsstand: Streitigkeiten werden in Zürich, Schweiz, auf Englisch durch ein Schiedsgericht beigelegt.
Vertraulichkeit: Beide Parteien verpflichten sich zur Geheimhaltung vertraulicher Informationen.
Salvatorische Klausel: Sollte eine Bestimmung ungültig sein, bleibt der Rest wirksam.
Übertragbarkeit: Sie dürfen diese Vereinbarung nicht ohne Zustimmung übertragen. Uhuu darf sie bei Unternehmensübertragungen weitergeben.

Anhang 1: Datenverarbeitungsvereinbarung

1. Zweck

Dieser Anhang regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden im Einklang mit der DSGVO. Uhuu handelt ausschliesslich auf Grundlage dokumentierter Weisungen.

2. Definitionen

Gemäss DSGVO:

Personenbezogene Daten: Informationen zur Identifikation einer Person
Verarbeitung: Jeder Umgang mit personenbezogenen Daten
Verantwortlicher: Sie (der Kunde)
Auftragsverarbeiter: Uhuu

3. Pflichten von Uhuu

Verarbeitung erfolgt ausschliesslich nach Ihren dokumentierten Weisungen.
Mitarbeitende sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Uhuu unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer DSGVO-Pflichten, z. B. bei Betroffenenanfragen.
Es werden technische und organisatorische Massnahmen zum Datenschutz eingesetzt.
Wir melden Datenschutzanfragen oder Behördenkontakte umgehend.
Nachweis über die Einhaltung stellen wir auf Wunsch bereit.

4. Pflichten des Kunden

Sie sorgen für eine rechtmässige Erhebung und Weitergabe der Daten.
Sie informieren betroffene Personen und holen ggf. deren Einwilligung ein.
Sie übermitteln nur Daten, die Sie rechtmässig teilen dürfen.

5. Subunternehmer

Wir setzen geprüfte Subunternehmer zur Bereitstellung von Teilservices ein (z. B. Hosting).
Eine aktuelle Liste finden Sie in Anhang B.
Wir informieren Sie über neue Subunternehmer – Sie können bei begründeten Datenschutzbedenken widersprechen.

6. Audits

Sie haben das Recht, Uhuus Datenschutzmassnahmen zu überprüfen. Wir kooperieren und beheben etwaige Mängel.

7. Internationale Datenübertragung

Daten können ausserhalb des EWR verarbeitet werden.
Uhuu setzt Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Schutzmechanismen ein.
Anpassungen erfolgen bei Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen.

8. Datenschutzverletzungen

Im Falle einer Datenschutzverletzung informieren wir Sie innerhalb von 36 Stunden.
Wir unterstützen Sie bei der Aufklärung und behördlichen Meldepflicht.

9. Datenlöschung

Nach Vertragsende löschen wir alle personenbezogenen Daten, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

10. Haftung

Jede Partei haftet nach Artikel 82 DSGVO für Schäden aus der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Anhang A: Zusammenfassung der Verarbeitung

Art & Zweck
Betrieb einer SaaS-Plattform für Zusammenarbeit in Teams. Administratoren erstellen Arbeitsbereiche, Nutzer interagieren und teilen Inhalte. Daten werden zur Funktionserfüllung und Sicherheit verarbeitet.

Betroffene Personen

Administratoren
Berechtigte Nutzer (z. B. Mitarbeitende, Teilnehmende, Externe)

Verarbeitete Datenarten

Namen und Kontaktdaten
IP-Adressen, Browserinformationen, Zeitstempel
Aktivitätsprotokolle im Arbeitsbereich

Speicherdauer
Daten werden für die Laufzeit des Servicevertrags gespeichert, sofern keine anderen gesetzlichen Pflichten gelten.

Anhang B: Subunternehmer

AWS EMEA SARL – Hosting und Infrastruktur (Luxemburg)
Intercom R&D – Kundenkommunikation und technischer Support (Irland)